Invoice trong xuất nhập khẩu là gì

Bài viết này Ánh sẽ giới thiệu về Invoice trong xuất nhập khẩu, Invoice ( còn gọi là hóa đơn) là một chứng từ rất quan trọng trong hoạt động mua bán hàng hóa. Riêng lĩnh vực xuất nhập khẩu, hóa đơn bán hàng do người bán tự lập theo form của mình, không phải theo form của Chi cục Thuế hay cơ quan nhà nước nào cả (khác với hóa đơn bán hàng trong nước). Trên hóa đơn yêu cầu thể hiện rõ nội dung về số hóa đơn, ngày hóa đơn, người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng số tiền.

Các loại Invoice ( hóa đơn ) trong xuất nhập khẩu

Thông thường, Ánh thấy có 2 loại hóa đơn chính liên quan đến mua bán hàng hóa trong hoạt động xuất nhập khẩu, đó là:

1. Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice – PI)

– Sau khi người mua gửi đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) cho người bán, người bán sẽ căn cứ vào đó gửi hóa đơn chiếu lệ cho người mua để người mua thanh toán cho mình (đặt cọc tiền hàng hay thanh toán trước 100%, tùy điều kiện thanh toán thỏa thuận ban đầu). PI có thể gửi cùng hợp đồng để 2 bên ký.
– Các nội dung trong PI:

• Seller: Tên, địa chỉ, tel, fax người bán.
• Buyer: Tên, địa chỉ, tel, fax người mua.
• Số và ngày PI.
• Payment: Điều kiện thanh toán, ví dụ như thanh toán trước 100% (By T/T, 100% advance) hoặc đặt cọc 30%, 70% còn lại sau khi gửi chứng từ copy (By T/T, 30% advance, 70% against of copy shipping docs)…
• Port of Loading: Cảng bốc hàng (VD: Hai Phong port, Viet Nam; Ho Chi Minh port, Viet Nam…).
• Port of Destination: Cảng đến (VD: Incheon port, Korea; Oslo port, Norway…).
• ETA: Estimated Time Arrival (Ngày dự kiến hàng đến).
• Mô tả sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng tiền.
• Thông tin ngân hàng để người mua thanh toán.
– Lưu ý: Trên đây là một PI mẫu, trên thực tế PI có thể có thêm nhiều thông tin khác hoặc thay đổi nội dung các thông tin trên).

2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – CI)

– Sau khi load hàng vào container và xếp lên tàu, bên bán sẽ gửi cho bên mua hóa đơn thương mại cùng các chứng từ khác (Vận đơn, chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói…) để bên mua tiến hành thanh toán. Trên thực tế, do đặc thù nhiều loại hàng hóa (bao bì nhựa, sứ vệ sinh, gỗ…) nhiều khi số lượng hàng đóng cont không đúng với số lượng đặt hàng nên CI có thể khác với PI. Số tiền khách hàng còn phải thanh toán bằng số tiền trong CI trừ đi số tiền đã thanh toán trong PI (thanh toán TT). Trong bài viết trước Ánh cũng nhắc đến việc tính toán số lượng hàng đóng trong container 20 feet. Việc tính toán dự tính có thể khác khi đóng hàng thực tế, Ví dụ : bạn dự tính đóng được 15 thùng hàng nhưng thực tế chỉ đóng được 14 thùng, lẻ 1 thùng không thể nào bạn mở 1 cont mới để chở 1 thùng này thôi !
– Nội dung CI cũng không khác nhiều so với PI đã nêu ở trên. Trong trường hợp thanh toán L/C, CI phải thể hiện nghiêm ngặt đủ các nội dung và chính xác đến từng chữ, từng dấu chấm, phẩy như L/C đã quy định.

– Hóa đơn được lưu lại trong hồ sơ của từng đơn hàng, từng hợp đồng và là cơ sở để đối chiếu công nợ với khách hàng.
– Trên CI chỉ cần chữ ký và dấu xác nhận của người bán. Tuy nhiên, khi xuất hàng đi Arab, Kuwait…, khách hàng thường yêu cầu thêm trên CI có xác nhận của Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam VCCI. Trong trường hợp này, chúng ta phải mang hóa đơn thương mại lên để VCCI xác nhận ngay cạnh chữ ký, con dấu của doanh nghiệp (mang cùng chứng từ đi xin cấp CO). Thủ tục xác nhận đơn giản, VCCI sẽ giữ lại một bản, lệ phí xác nhận là 100.000 (có biên lai)

– Trong nhiều trường hợp, khi gửi chứng từ gốc, khách hàng sẽ yêu cầu bạn gửi 2 hóa đơn: 1 hóa đơn theo đúng giá trị thật và 1 hóa đơn với số tiền thấp đi để giảm các loại thuế cho khách hàng. Ở Việt Nam, ít công ty đồng ý làm điều này vì như vậy là tiếp tay cho hành động trốn thuế, dù là ở nước bạn.

Kết luận: Hóa đơn là một chứng từ chính trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu và được dùng trong nhiều việc như làm thủ tục hải quan, cấp chứng nhận xuất xứ C/O… Hóa đơn do doanh nghiệp tự phát hành với các nội dung đã được nêu rõ trong L/C, hợp đồng. Hy vọng qua bài viết này, các bạn có được một cái nhìn tổng quan về hóa đơn mua bán hàng hóa xuất nhập khẩu và nhanh chóng làm quen cũng như hiểu rõ về nó.
Nếu bạn đang học cách làm một bộ chứng từ, bạn có thể tham khảo thêm bài viết Packing List là gì của mình nhé.
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết của này !
Chúc bạn luôn thành công trong cuộc sống và sự nghiệp.