Quy trình làm một lô hàng xuất khẩu bằng đường biển

By | March 18, 2016

Chào các bạn, trong thời gian qua mình nhận được rất nhiều yêu cầu viết bài về quy trình xuất nhập khẩu một lô hàng bằng container đường biển. Ánh cố gắng viết một cách chi tiết để những bạn chưa vào nghề hoặc thậm chí chưa từng làm một lô hàng xuất nhập khẩu nào cũng mường tượng ra được quy trình đó làm như thế nào. Sau khi đọc bài viết của Ánh các bạn hoàn toàn tự tin nếu được giao nhiệm vụ chứng từ cho một lô hàng xuất. Và Ánh quyết định chia chủ đề này thành 2 bài viết. Trong bài viết này Ánh sẽ nói về quy trình làm lô hàng xuất khẩu container (FCL) và xuất khẩu hàng lẻ (LCL) bằng đường biển (Sea). Bài viết sau mình sẽ nói về hàng nhập và cũng bổ sung thêm vận chuyển bằng đường hàng không (Air) . Mình viết bài trên website bằng tất cả sự đam mê và muốn chia sẻ kiến thức đến những anh em đang và muốn theo nghề Logistics, ngoại thương. Nếu bài viết này bổ ích hãy cho Songanhlogs một cái like nhé.

Các bước làm một lô hàng xuất khẩu :

Đàm phán và ký kết hợp đồng

Đây là khâu rất quan trọng và theo mình nó quan trọng nhất trong tất cả các bước làm xuất nhập khẩu. Vì nó quyết định đến lợi nhuận của công ty, thậm chí trong trường hợp khủng hoảng kinh tế như những năm 2008, người đi nhận hợp đồng và đàm phán hợp đồng quyết định đến “mạng sống” của một công ty. Vì trong giai đoạn này, hầu như công ty nào cũng làm ăn thua lỗ và giá hàng giảm về mức kỷ lục. Nếu bạn đàm phán lần đầu tiên với khách hàng thì công việc đàm phán hợp đồng là bước tạo uy tín và cơ sở đế khách hàng có làm việc với mình trong những lô hàng tiếp theo hay không.

Mình sẽ lấy một hợp đồng ngoại thương mẫu để nói về nội dung hợp đồng ngoại thương. Tuy nhiên mỗi công ty có một cách làm  khác nhau. ( Mẫu hợp đồng ngoại thương bạn có thể donwload cuối bài viết này). Nội dung hợp đồng ngoại thương gồm:
– Các bên tham gia hợp đồng ( Bên A: người bán, bên B: người mua), người đại diện, địa chỉ và thông tin liên lạc.
– Điều khoản 1: Định nghĩa các từ ngữ dùng trong hợp đồng.
– Điều khoản 2: Phạm vi hợp đồng. Trong mục này ghi rõ trách nhiệm của bên bán và trách nhiệm của bên mua.
– Điều khoản 3: Giá trị hợp đồng. Ghi rõ lô hàng xuất theo điều kiện nào theo như các điều kiện incoterms, FOB hay CIF.
– Điều khoản 4: Điều kiện giao hàng, cảng load hàng, cảng chuyển tải, cảng dỡ hàng,….
– Điều khoản 5: Phương thức thanh toán.
– Điều khoản 6: Thuê tàu container hay tàu hàng lẻ.
– Điều khoản 7: Mua bảo hiểm
– Điều khoản 8: Kiểm tra hàng
– Điều khoản 9: Thời gian bảo hành, điều kiện bảo hành hàng hóa.
– Điều khoản 10: Bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Ngân hàng bảo lãnh hợp đồng và điều kiện bồi thường hợp đồng nếu làm không đúng.
– Điều khoản 11: Chấm dứt hợp đồng. Chấm dứt hợp đồng không có nghĩa là một trong 2 bên vi phạm hợp đồng. Hợp đồng chấm dứt có thể đã hoàn thành công việc.
– Điều khoản 12: Trách nhiệm pháp lý các bên, phạt giao hàng chậm…
– Điều khoản 13: Trường hợp bất khả kháng mà 2 bên không thể thực hiện hợp đồng.
– Điều khoản 14: Sửa đổi hợp đồng. Bất kỳ hợp đồng nào sửa chữa hay bổ sung đều do người đại diện có pháp lý ký kết.
– Điều khoản 15: Trọng tài kinh tế. Trong phần này 2 bên thỏa thuận chọn trọng tài xử lý tranh chấp, địa điểm phân xử….
– Điều khoản 16: luật điều chỉnh hợp đồng. Luật này do nhà nước CHXHCN Việt Nam ban hành.
– Điều khoản 17: Thỏa thuận các điều kiện chuyển nhượng hợp đồng hay không chuyển nhượng hợp đồng.
– Điều khoản 18: Quy định ngôn ngữ dùng trong hợp đồng, thường là tiếng Anh hoặc song ngữ. Và hệ thống thang đo ( ví dụ m hay inche, Kgs hay Pound,..).
– Điều khoản 19: Toàn bộ hợp đồng, phần này giống như điều khoản chung của 2 bên.

Xin giấy phép xuất khẩu

Nếu công ty của bạn chưa có giấy phép xuất khẩu thì phải xin giấy phép xuất khẩu và xin một lần sử dụng cho nhiều lần.

Đặt booking và lấy container rỗng

Nếu bạn đang bán CIF thì bạn phải liên hệ hãng tàu hoặc FWD tìm giá tốt cho việc chuyên chở lô hàng của bạn. Trên thị trường có một số hãng tàu (ít) hoặc FWD (hầu như) trích tiền huê hồng cho người đặt booking. Nếu bạn đang bán FOB thì bạn không phải liên hệ tàu đặt booking mà consignee là người đặt booking.

Quy trình lấy container rỗng tại cảng: Xuất CIF sau khi có booking thì bạn phải ra cảng đổi lấy booking confirmation tại thương vụ cảng ( Ánh thấy dân giao nhận cái gì cũng gọi là đổi lệnh cả, ngay cả D/O cũng gọi đổi lệnh luôn). Việc lấy booking confirmation (đổi lệnh) nhắm xác nhận với hãng tàu bạn đã đồng ý lấy container và seal. Bước này chú ý rằng bạn phải nói với nhà xe (trucking) lấy container sạch tốt không phải sửa chữa. Nếu lấy container hư mà vẫn ký vào phiếu e thì sau này bạn phải tốn phí sửa chữa đó nhé. Xuất FOB thì bạn sẽ nhận được transport confirmation và đem đi đổi lấy booking, các bước sau làm tương tự như CIF.

Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng xuất

Sau khi nhận được sự đồng ý của khách hàng (nước ngoài) về hóa đơn chiếu lệ. Công ty ra kế hoạch sản xuất hàng hóa đảm bảo số lượng và chất lượng như trong hợp đồng.

Sơ đồ kỹ thuật kiểm tra hàng xuất

Sơ đồ kỹ thuật kiểm tra hàng xuất

Khi đã có booking. Nhân viên xuất nhập khẩu lên kế hoạch lấy container đóng hàng và kiểm tra hàng lần 2 trước khi niêm seal ( chì)

Đóng hàng lên container xuất khẩu

Đóng hàng lên container xuất khẩu

Các bạn chú ý trong bước này kiểm tra kỹ container có lủng, hư ván sàn không nhé. Vì nó ảnh hưởng đến an toàn hàng hóa. Ngoài ra, nếu sau này consignee nhận hàng xong trả cont hư hãng tàu sẽ không nhận lại cont hoặc bắt bồi thường chi phí sửa container.

Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở (shipping mark)

+ Đóng hàng tại kho:
Đây là bước mà người làm XNK phải kết hợp với đội ngũ kỹ thuật, công nhân tại nhà máy để đóng hàng. Đặc biệt chú trọng tới pallet chọn đúng chủng loại, đúng kích thước, đóng bao nhiêu lớp carton theo quy định của người nhập hàng. Ghi ký hiệu, in ấn trên từng package như thế nào,… Thường thì hàng FCL không yêu cầu để shipping mark. Nhưng đa số hàng LCL phải ghi shipping mark. Trong bài viết trước về so sánh FCL và LCL Ánh cũng đã nhắc đến vấn đề này.

Trong bước này bạn chú ý phải ghi đầy đủ thông tin trên lô hàng theo khách hàng yêu cầu vì nó có liên quan đến hợp đồng ngoại thương. Các thông tin thường có là: Tên hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển ( hàng dễ vỡ,…).

+ Đóng hàng tại cảng:
Quá trình này cũng không khác nhiều so với việc đóng hàng tại kho. Tuy nhiên đóng hàng tại cảng phức tạp hơn nhiều, giấy tờ thủ tục cũng nhiều hơn. Bạn phải có nhân viên của mình kiểm tra và giám định việc đóng hàng. Nếu bạn vào Cát Lái sẽ thấy công nhân đóng hàng tại cảng thường là hàng nông nghiệp như lúa, sắn,… Và thực tế là bạn không thể đem công nhân của mình vào cảng đóng hàng được mà phải thuê công nhân của cảng 😀 .

Mua bảo hiểm lô hàng

Bạn có thể liên hệ một số công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng của mình, thường thì mức mua bảo hiểm tùy thuộc vào giá trị hàng hóa của bạn. Với hàng hóa thông thường mức mua là 2% tổng giá trị hàng hóa. Xuất hàng FOB hay CNF thì không cần mua bảo hiểm nhé.

Làm thủ tục hải quan

Nếu bạn đóng hàng tại kho thì sau khi giao hàng xong mới làm thủ tục hải quan, đóng hàng tại cảng thì đăng ký làm thủ tục hải quan trước khi container được hạ.
– Mở tờ khai hải quan: khi làm bước này bạn phải chuẩn bị đầy đủ những giấy tờ như: giấy giới thiệu nhân viên giao nhận, giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp gồm 2 bản ( sau này hải quan giữ 1 bản và bạn giữ 1 bản), tờ khai hải quan 2 bản theo mẫu, hợp đồng ngoại thương ( bản sao), invoice hóa đơn thương mại và phiếu đóng hàng packing list. Hiện tại đa phần là làm hải quan điện tử.

Tờ khai hải quan điện tử

Tờ khai hải quan điện tử

– Đăng ký tờ khai: Đăng ký viên căn cứ vào thông tin trên bước mở tờ khai để nhập thông tin và trình lãnh đạo hải quan ký để lô hàng được thông quan. Nếu lô hàng không có vấn đề gì sẽ được vào luồng xanh. Lô hàng của bạn thuộc diện kiểm tra có thể vào lưồng vàng hoặc đỏ.

– Đóng phí: Gồm phí làm thủ tục hải quan
– Lấy tờ khai: Hải quan sẽ ghi số container và số seal và mặt sau của tời khai ( phần dành cho hải quan).
– Thanh lý tờ khai: Người làm thủ tục hải quan phải trình tờ khai đã được hoàn tất để nhân viên thương vụ cảng kiểm tra container và seal đã được hạ chưa, và hạ có đúng không. Xong bước này container sẽ được nhập vào hệ thống của cảng.
– Vào sổ tàu: Nếu container đã được hạ thì sẽ được vào sổ tàu. Và nhân viên giao nhận phải ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng container. Cần chú ý container phải được hạ trước giờ cắt máng closing time nhé.
– Thực xuất tờ khai hải quan: Sau khi đã giao hàng cho khách hàng thì nhân viên giao nhận phải làm thực xuất cho lô hàng ( quy định này bắt đầu áp dụng từ 2006) các giấy tờ gồm: Tờ khai hải quan ( 1 bản chính, 1 bản sao), commercial invoice ( 1 bản chính), vận đơn đường biển (bill tàu). Chúng ta thấy bước này hải quan quản lý số lượng và giá trị hàng hóa nhằm phục vụ cho việc đóng thuế.

Giao hàng cho tàu

Sau khi kết thúc việc thông quan cho lô hàng (hàng đã được thanh lý). Công việc tiếp theo của bạn là phải cung cấp chi tiết bill để hãng tàu làm vận đơn. Tất nhiên bước này được làm trước giờ cắt máng closing time và trước bước thực xuất. Vận chuyển container lên tàu là việc của hãng tàu ( vì họ đã thu bạn phí THC). Bước này kết thúc bằng việc bạn phải nhận được vận đơn đường biển có thể là bill gốc ( 3 bản ) hoặc surrendered bill.

Thanh toán tiền hàng

Người làm XNK phải hoàn thành bộ chứng từ thanh toán gồm: Hóa đơn thương mai ( commercrial invoice), phiếu đóng gói packing list, vận đơn đường biển, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/Ogiấy chứng nhận khử trùng, nếu bạn dùng thanh toán bằng L/C thì bạn phải nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo.

Download Hợp Đồng Ngoại Thương Mẫu

Kết Luận

Bài viết này cơ bản Ánh đã trình bày tổng quát nhất về làm một lô hàng xuất khẩu. Tuy nhiên khi làm thực tế còn những vô vàn khó khăn khác (mình không thể viết lên đây, nhưng bạn nên hiểu Việt Nam là vậy 🙁 , nhưng làm quen thì lại rất dễ, quen ở đây là quen mặt nhé bạn ) nhất là bước thông quan một lô hàng nếu như bạn làm lần đầu. Nhiều công ty xuất hàng liên tục họ có bộ phận hải quan, họ không cần thuê công ty trung gian làm hải quan. Tuy nhiên những lô hàng nhỏ, ít xuất thường xuyên thì bạn nên nhờ đơn vị trung gian sẽ kinh tế và nhanh hơn. Việc xuất khẩu một lô hàng lẻ cũng tương tự làm container. Bài viết sau mình sẽ viết về hàng nhập. Chúc bạn luôn thành công trong sự nghiệp và hãy tự tin lên nhé.

Chia sẻ bài viết này...Share on FacebookShare on Google+Email this to someone
Song Ánh Trần
Author: Song Ánh Trần

Chào bạn, Mình là Trần Song Ánh hiện tại mình đang quản lý website. Rất mong những bài viết của mình sẽ bổ ích cho bạn. Vui lòng Like hoặc G+ nếu bài viết này đem đến giá trị. Mọi thắc mắc các bạn để lại comment hoặc gởi vào chuyên mục hỏi đáp. Hãy kết bạn với tôi qua Facebook, Twitter và Google +. Xin cảm ơn bạn đã thăm website !

25 thoughts on “Quy trình làm một lô hàng xuất khẩu bằng đường biển

  1. Bach

    Bài viết của bạn rất khó hiểu, đặc biệt với người mới vào nghề. Mình nghĩ bạn nên gói gọn hơn, cái việc shipping mark hay đóng gói hàng…đó là việc của kho bạn đừng nên đưa vào làm rối trí người mới. Bạn nên đặt tình huống hàng đã sẵn sàng

    Reply
    1. Song Ánh TrầnSong Ánh Trần Post author

      Chào bạn Bach,
      Cảm ơn những đóng góp chân thành của bạn. Mình sẽ rút kinh nghiệm để cho ra những bài viết ngắn gọn và dễ hiểu 🙂 .
      Ngày tốt lành nhé bạn.

      Reply
      1. Huyền

        Anh viết càng kĩ thì càng dễ hiểu đó anh. Anh mà viết ngắn gọn quá thì hỏi lại anh thì lâu lắm mới nhận được câu trả lời 🙂 Anh viết dài ai ưng đọc hết thì đọc không thì thôi, chớ em sợ viết ngắn tuy nhanh gọn dễ nhớ nhưng lại cảm giác thiếu thực tế đó 🙂

        Reply
  2. lale

    cám ơn, bài viết rất hữu ích. Bạn có thể viết thêm một bài quy trình giao nhận một lô hàng nhập khẩu từ đầu đến cuối đươc không? Cám ơn

    Reply
    1. Song Ánh TrầnSong Ánh Trần Post author

      Mình chắc chắn sẽ viết. Trong bài viết này mình đã nói mình sẽ viết vào bài sau rồi đó.

      Reply
  3. TUYET

    Gửi anh,
    Có phải anh có chút nhầm lẫn, “Xuất hàng FOB hay CNF thì không cần mua bảo hiểm nhé”.
    Nếu là xuất CNF thì người xuất – shipper phải mua CNF đúng ko ạ?

    Reply
    1. TUYET

      Em chỉnh lại nhé. nếu là xuất CNF thì người xuất – shipper phải mua bảo hiểm đúng ko ạ?

      Reply
  4. Huyền

    Anh viết bài về nhập khẩu đường hàng không đi anh!!

    Reply
  5. Huyền

    Anh viết về thủ tục nhận hàng nhập khẩu tại sân bay đi anh

    Reply
  6. Trang

    Em chào anh.

    Rất cảm ơn những bài viết hữu ích của anh trong thời gian qua.
    Em có thắc mắc sau muốn nhờ anh giải đáp hộ:

    Công ty em hiện tại làm việc cùng lúc với hai forwarder.
    + Bên A làm booking tàu
    + Bên B làm thủ tục hải quan và trucking

    Lô xuất vừa rồi, bên em khai hải quan xong trước khi đóng hàng. Khi đóng hàng thì được báo, bãi cấp nhầm cont cho bên khác => dẫn đến bên B phải làm thủ tục sửa tờ khai cho bên em.

    Bên B thông báo bên em phải chi thêm một khoản tiền lớn cho việc ” đẩy truyền lại số cont đúng trên tờ khai ở hệ thống khai báo hải quan mà không phải làm công văn hay hủy tờ khai cũ và khai lại tờ khai mới.”

    Thứ nhất em muốn hỏi là trường hợp này xảy ra, bên A hay bên B là bên có nghĩa vụ phải làm việc lại với hãng tàu (bãi cấp cont) về chi phí này?

    Thứ hai, liệu mình có khả năng đòi đền bù được từ hãng tàu hay bãi cấp cont hay không?

    Thứ ba, theo kinh nghiệm của anh, anh có biết bình thường chi phí bù đắp cho lỗi này khi làm việc với hải quan là bao nhiêu không ạ? (Do bên B đã tính phí bên em rất cao)

    Em cảm ơn và hy vọng sớm nhận được lời khuyên của anh
    Trân trọng

    Reply
    1. Song Ánh TrầnSong Ánh Trần Post author

      Chào em,
      Theo anh thì :
      – Bên A phải có nghĩa vụ làm việc với hãng tàu.
      – Khả năng đòi đền bù từ hãng tàu là rất khó.
      – Đúng ra là đóng hàng xon g rồi mới khai hải quan, bên em lại khai trước thì lỗi do bên B. Chi phí lỗi này tùy cho hàng loại gì nữa em, và tùy vào mối quan hệ của bên B với hải quan. Thường thì thanh lý nhầm hàng ( hạ nhầm bãi) anh đã từng làm chi phí tầm 700-800k cho container 20 feet

      Reply
      1. Trang

        Gửi anh Ánh,

        Em cảm ơn anh.
        – Em cũng đã liên hệ và yêu cầu bên A làm việc với hãng tàu
        – Bên A cũng trả lời như anh, hãng tàu họ nói là nhầm lẫn là bình thường, họ còn khẳng định là chi phí làm việc với hải quan là không đáng kể, họ không chịu trách nhiệm
        – Chi phí bên B đòi em gấp 4 lần chi phí anh ví dụ T________T. Giả sử bên B tính phí hợp lý một chút, thì em cũng chịu, coi như đen đủi…

        Dù sao cũng cảm ơn anh. Có lẽ công ty em phải chịu chi phí này rồi. Tuy nhiên em đang tranh luận lại với họ. Tại sao không thông báo hay bàn bạc với bên em trước về chi phí này. (Theo như họ giải thích trước đó, có nhiều cách để xử lý, nhưng họ sử dụng cách tốt hơn gì gì đó nên chi phí cao…)

        Hy vọng là có thể đàm phán giảm chi phí xuống hoặc chia đều trách nhiệm cho các bên (Đây là chủ trương của em)

        Còn chủ trương của sếp em là không thanh toán cơ hic hic…

        Cảm ơn anh đã tư vấn.
        Trân trọng./.

        Reply
  7. Phan An

    Gừi anh Ánh,
    Em là người mới bắt đầu tìm hiểu và học hỏi về xuất nhập khẩu, đọc bài viết của anh về quy trình xuất khẩu thấy rất đầy đủ và hữu ích. Cảm ơn anh rất nhiều ạ.
    Em đã ra trường và chuẩn bị đi phỏng vấn ở 1 công ty xuất khẩu ngành dệt may, vị trí Quản lý đơn hàng ạ. Anh là người có nhiều kiến thức và kinh nghiệm về lĩnh vực này, vậy anh có thể cho em một vài lời khuyên khi đi phỏng vấn cụ thể là vị trí quản lý đơn hàng được không ạ? Ví dụ như làm quản lý đơn hàng công ty xuất khẩu thì đặc thù công việc là gì? Khi đi phỏng vấn cần tập trung chuẩn bị kiến thức về đầu xuất khẩu, tìm hiểu C/O, thuế suất ưu đãi,v.v… về mặt hàng dệt may phải không ạ?
    Em cảm ơn anh nhiều ạ

    Reply
    1. Song Ánh TrầnSong Ánh Trần Post author

      Anh nghĩ em tìm hiểu đặc thù công ty trước, hiểu về công ty trước người phỏng vấn sẽ rất thích. Sau đó em phải có kiến thức về chuyê ngành.

      Reply
  8. Lete

    Chào anh

    Em đọc trong bài phần Đăng ký tờ khai có nói hàng có thể bị luồng đỏ. Nếu phần trên (chuẩn bị hàng xuất) đã xếp hàng vào cont và kẹp chì seal rồi thì giờ phải mở seal ra ah? hay để chắc ăn thì đợi thông quan xong mới kẹp chì?
    Nếu xuất mà giao EXW thì người mua phải làm TTHQ XK, vậy ng bán có thể giao hàng chưa kẹp chì cho ng mua ko ah? vì lỡ giao xong HQ đòi kiểm hóa thì người mua cũng phải tháo chì ra đúng ko ạ?

    Cảm ơn anh.

    Reply
  9. Song Ánh TrầnSong Ánh Trần Post author

    Thường thì hàng xuất ít bị hải quan kiểm tra hơn, trừ 1 số mặt hàng nhạy cảm. Vì chính sách kích thích xuất khẩu nên các quốc gia đa phần dễ cho hàng xuất, nhưng hàng nhập thì hầu như phải dở hàng ra 😀 . Việc bạn hỏi thì chủ hàng thường làm hàng, đóng cont tại xưởng và đóng seal luôn. Nếu mặt hàng nhạy cảm vào luồng đỏ thì bắt buộc phải phá seal nhé bạn.

    Reply
  10. Huyền

    Chào anh,
    Cho em hỏi là hoàn thành thông tin trên tờ khai xuất khẩu là mình làm lúc ở công ty trước phải không anh?

    Reply
  11. Ms.Ven

    Em chào anh Song Anh!
    Anh có thể cho em xin 1 ban hợp đồng mẫu ngoại thương bằng tiếng Anh được không ạ? em cảm ơn anh!
    Trang web của anh rất hay và ý nghĩa, em chúc anh luôn thành công trong công việc nhé!

    Reply
  12. PHẠM NGỌC

    Hi anh.
    anh ơi cho em hỏi: em mới làm 1 lô hàng xuất hàng nguy hiểm mà trên MBIL khách hàng làm sai tên sản phẩm phần MARKING ở nội dung MBIL nhưng khách hàng không muốn sữa MBIL vì mất phí mà chỉ sữa HBIL thôi thì có được không anh?
    Nhờ anh tư vấn dùm em qua email : anhngoc.pham…@gmail.com
    để em trả lời khách hàn với ạ?
    trân trọng

    Reply
    1. Song Ánh TrầnSong Ánh Trần Post author

      Hàng nguy hiểm sai tên sản phẩm anh nghĩ em nên nói khách hàng sửa. CŨng không tốn quá nhiều đâu. Nên sửa trước khit àu chưa cập b ến.

      Reply

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *