Hướng dẫn khai báo Hải quan điện tử qua phần mềm Ecus

By | October 31, 2016

Xin chào tất cả các bạn! Khi nhắc đến lĩnh vực xuất nhập khẩu thì không thể thiếu được một nghiệp vụ rất quan trọng, đó là nghiệp vụ khai báo hải quan. Khác với trước đây, việc thông quan hàng hóa được xác thực qua các bộ hồ sơ giấy và thời gian xử lý thường là rất lâu, có khi 5-7 ngày cho một tờ khai thì hiện tại, việc khai báo hải quan đã trở nên dễ dàng hơn với hệ thống hải quan điện tử VNACSS/VCIS. Hệ thống này được áp dụng trong bối cảnh Việt Nam hội nhập quốc tế sâu rộng, hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa ngày càng phát triển và giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí cũng như thời gian thông quan hàng hóa.

Hệ thống VNACCS/VCIS là Hệ thống thông quan tự động và Cơ chế một cửa quốc gia gồm 2 hệ thống nhỏ: hệ thống thông quan hàng hóa tự động của Việt Nam (VNACCS – Viet Nam Automated Cargo Clearance System) và hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin nghiệp vụ (VCIS – Vietnam Customs Intelligence Information System). Hệ thống này còn có chức năng kết nối với các Bộ và các cơ quan chứng năng khác bằng cách áp dụng Cơ chế một cửa (Single Window). Theo đó, nếu trong quá trình thông quan hàng hóa mà doanh nghiệp cần các giấy xác nhận, giấy phép như: Giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm, giấy phép nhập khẩu… thì việc cấp giấy phép có thể được thực hiện trên hệ thống và kết nối với các cơ quan hữu quan cùng nhau để nhanh chóng cấp phép và thông quan hàng hóa cho doanh nghiệp.

Hiện nay có một số doanh nghiệp được cấp phép cung cấp phần mềm khai báo hải quan cho doanh nghiệp như: Thái Sơn, FPT, Softech, G.O.L… trong đó phần mềm của công ty Thái Sơn và FPT là được sử dụng rộng rãi hơn cả. Hôm nay Ánh sẽ giới thiệu cho các bạn hệ thống phần mềm khai báo hải quan ECUS của công ty Thái Sơn để các bạn có thể hình dung được quy trình mở 1 tờ khai hải quan điện tử là như thế nào.

1. Bước chuẩn bị ban đầu

Để được mở tờ khai hải quan qua hệ thống VNACSS, doanh nghiệp cần đăng ký tham gia hệ thống VNACSS với Tổng cục Hải quan và đăng ký tài khoản VNACSS / chữ ký số khai báo. Thông thường thời gian để được cấp tài khoản VNACSS và kích hoạt chữ ký số là 1 tuần kể từ khi doanh nghiệp đăng ký.

Giao diện ban đầu phần mềm ECUS – Khai báo hải quan điện tử VNACSS

Giao diện ban đầu phần mềm ECUS – Khai báo hải quan điện tử VNACSS

Khi đã được cấp các tài khoản, doanh nghiệp cập nhật vào phần mềm để hệ thống lưu lại cho toàn bộ quá trình khai báo.

Thiết lập thông số khai báo VNACSS (các thông tin này sẽ có ở trên tờ giấy xác nhận mà công ty cung cấp dịch vụ gửi cho doanh nghiệp).

Thiết lập thông số khai báo VNACSS (các thông tin này sẽ có ở trên tờ giấy xác nhận mà công ty cung cấp dịch vụ gửi cho doanh nghiệp).

Thiết lập thông số khai báo VNACSS

Thiết lập thông số khai báo VNACSS (các thông tin này sẽ có ở trên tờ giấy xác nhận mà công ty cung cấp dịch vụ gửi cho doanh nghiệp).

2. Bắt tay vào quá trình khai báo hải quan

Sau khi thiết lập được các thông số ban đầu, mình sẽ hướng dẫn các bạn cách thức mở một tờ khai hải quan điện tử cụ thể như dưới đây. Vì quy trình cho các loại hình tờ khai là tương tự nhau nên ở đây, Ánh sẽ làm ví dụ với tờ khai xuất khẩu. Để các bạn có thể hình dung một cách dễ dàng nhất về các thông tin trên tờ khai hải quan, mình sẽ giới thiệu với các bạn một tờ khai đã được thông quan thành công.

Đầu tiên là các bạn thực hiện khai báo trong tab: Thông tin chung

tab thông tin chung

Tab thông tin chung

Mã loại hình: Ghi mã loại hình xuất khẩu của doanh nghiệp, ví dụ như E62 – xuất sản phẩm sản xuất xuất khẩu; B11 – Xuất kinh doanh

Cơ quan hải quan: Ghi mã của chi cục hải quan nơi doanh nghiệp thông quan hàng hóa, ví dụ như 03TG – Chi cục HQ CK cảng Hải Phòng KV III; 03CE – Chi cục HQ CK cảng Hải Phòng KV II. Bạn có thể xem trên booking note thông tin cảng xuất hàng để biết cảng đấy thuộc sự quản lý của chi cục hải quan nào và chọn mã phù hợp.

Mã bộ phận xử lý tờ khai: 00 – Đội thủ tục hàng hóa XNK.

Mã hiệu phương thức vận chuyển: Ví dụ như vận chuyển container bằng đường biển thì chọn mã số 2.
Tiếp theo là khai báo các thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu bao gồm thông tin công tin xuất khẩu, thông tin công ty nhập khẩu (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế).

khai báo Hải quan điện tử

Khai báo Hải quan điện tử

Số vận đơn: Vận đơn có sau ngày tàu chạy nên tại thời điểm khai báo hải quan cho hàng xuất thì chưa có số vận đơn, do vậy mục này chúng ta để trống.
Số lượng kiện: Ví dụ 500 boxes (hộp) hay 200000 pcs (cái).
Trọng lượng tổng của hàng hóa Gross weight.
Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến: Thông tin này chúng ta xem trên booking hàng hóa, ví dụ hàng hạ tại bãi Nam Hải Đình Vũ, chúng ta viết vào mục tên cảng và thấy hiện ra ngay mã 03TGS05.
Địa điểm nhận hàng cuối cùng: Cảng đích (Ví dụ: Manila, Port Klang, Incheon…).
Địa điểm xếp hàng: Nơi container được xếp trước khi bốc lên tàu: Thông tin này xem trên booking.
Phương tiện vận chuyển: Tên tàu.
Ngày hàng đi dự kiến: Ngày tàu chạy.
Ký hiện và số hiệu: Nhập lại tên tàu.
Thông tin hóa đơn: Bạn nhập đầy đủ các thông tin theo hóa đơn mà công ty phát hành.

khai-bao-hai-quan-dien-tu

Thông tin đính kèm: Ở phần này phát sinh nghiệp vụ HYS – đăng ký đính kèm thông tin hàng hóa bao gồm danh sách số cont/seal. Chúng ta truy cập vào tab Nghiệp vụ khác / Đăng ký file đính kèm HYS:

Đăng ký file đính kèm HYS

Đăng ký file đính kèm HYS

Sau đó chúng ta upload file excel danh sách số cont/seal lên và ấn ghi:

image015

Sau đó chúng ta khai báo chứng từ đính kèm HYS và kết quả trả về thành công:

khai báo chứng từ đính kèm HYS

Khai báo chứng từ đính kèm HYS

Lưu ý: Phần mềm không giới hạn số lần đăng ký nghiệp vụ HYS nên nếu hệ thống báo về đã đăng ký thành công mà chúng ta phát hiện ra bị nhầm số cont hay seal thì các bạn đừng lo lắng tìm cách hủy hay sửa bản đăng ký sai này mà điều cần làm là đăng ký lại file HYS với thông tin mới chính xác.

Tiếp theo đó, chúng ta bổ sung các thông tin về hợp đồng:

bổ sung các thông tin về hợp đồng

bổ sung các thông tin về hợp đồng

Phần ghi chú có thể ghi là hàng được hạ bãi ngày nào hay lô hàng có mấy container.

Tiếp theo là khai báo về địa điểm xếp hàng và danh sách container.

khai báo về địa điểm xếp hàng và danh sách container.

khai báo về địa điểm xếp hàng và danh sách container.

Địa điểm xếp hàng lên xe chở hàng: Bạn nhập mã số giống Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến.
Sau đấy là phần nhập thông tin về hàng hóa. Đây là thông tin chính của tờ khai. Bạn lưu ý cần nhập các thông tin cẩn thận và xem xét kỹ số lượng, đơn giá hàng hóa, tránh những nhầm lẫn phát sinh.

thông tin chính của tờ khai

Thông tin chính của tờ khai

Sau khi thực hiện đầy đủ các thao tác, bạn ấn “Ghi” để hệ thống lưu vào. Bạn kiểm tra lại toàn bộ thông tin chuẩn xác và sau đó tiến hành truyền tờ khai hải quan bằng cách bấm vào: Khai trước thông tin tờ khai EDA. Hệ thống hiện lên yêu cầu xác nhận chữ ký số và kiểm tra mật khẩu của USB token:

image025

image027

Sau đó hệ thống trả về kết quả thành công. Đến lúc này bạn vẫn có thể sửa các thông tin của tờ khai nếu phát hiện sai sót. Nếu các thông tin đã chuẩn rồi, bạn tiếp tục khai báo EDC:

image029

Sau đó hệ thống trả về kết quả phân luồng và lúc này, việc khai báo tờ khai đã hoàn thành:

trả về kết quả phân luồng

Trả về kết quả phân luồng

3. Kết luận

Như các bạn đã thấy, để khai được một tờ khai hải quan gồm rất nhiều thao tác nhưng không hề khó, chỉ cần bạn để ý và cẩn thận. Sau đây, mình xin giới thiệu thêm cho bạn một “mẹo” nhỏ giúp cho bạn có thể khai hải quan một cách dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn – đó là cách “copy tờ khai”. Đây là một chức năng của phần mềm nhưng có thể nhiều bạn không biết. Đối với những khách hàng mà bạn mở tờ khai đều đặn, có nhiều thông số giống nhau trên tờ khai như tên công ty nhập khẩu, số hợp đồng, thậm chí nếu bạn không thay đổi hãng tàu thì còn giống nhau về mã cảng, mã kho… Thay vì phải mở 1 tờ khai mới và cặm cụi gõ lại thì bạn có thể mở tờ khai trước đó, copy tờ khai và “a lê hấp”, thông tin của tờ khai cũ đã hiện ra trước mắt, điều bạn cần làm chỉ là sửa các thông tin như: số invoice, tên hàng… mà thôi.

Bạn vào tab: Kết quả xử lý tờ khai / Copy tờ khai, chọn Yes

Bạn vào tab: Kết quả xử lý tờ khai / Copy tờ khai, chọn Yes

Và tờ khai mới với thông tin copy tờ khai cũ đã hiện ra

Và tờ khai mới với thông tin copy tờ khai cũ đã hiện ra

Như vậy, qua bài viết này, mình đã giới thiệu với các bạn tổng quan về mở một tờ khai hải quan điện tử. Hy vọng các bạn sẽ thành thạo nghiệp vụ này và luôn tự tin. Nếu bạn cần thêm thông tin gì hay có ý kiến khác, vui lòng để lại comment dưới đây và mình sẽ giải đáp. Chúc các bạn thành công !

Chia sẻ bài viết này...Share on FacebookShare on Google+Email this to someone
Author: Song Ánh Trần

Chào bạn, Mình là Trần Song Ánh hiện tại mình đang quản lý website. Rất mong những bài viết của mình sẽ bổ ích cho bạn. Vui lòng Like hoặc G+ nếu bài viết này đem đến giá trị. Mọi thắc mắc các bạn để lại comment hoặc gởi vào chuyên mục hỏi đáp. Hãy kết bạn với tôi qua Facebook, Twitter và Google +. Xin cảm ơn bạn đã thăm website !

2 thoughts on “Hướng dẫn khai báo Hải quan điện tử qua phần mềm Ecus

  1. đức

    Cảm ơn bác. Mà hiện giờ bác đang làm gì vậy? thấy bác am hiểu quá

    Reply

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *